ZEuS Staff/Updating personal contact information: Difference between revisions

Latest revision as of 23:42, 23 December 2025

PROOFREADING OF THE TRANSLATION IS PENDING

Updating personal contact information

To change your personal contact information in ZEuS, please switch to the role Mitarbeiter*in. (This is the role for university's staff.)

Navigate to the menu User Functions >> Service >> Personal settings >> Edit my contact data.

There you will find all the contact information, that was saved for your account. The contact information is divided in different purposes. You can change the contact information for Business Contact Details and Standard Contacts.

Which data can I change and which not?

You may change following information (in the fields Business Contact Details and Standard Contacts):

Postal address & postbox
Email address
Phone number
Hyperlink

These data can only be changed by the appropriate staff:

Contact information listed under any other purposes than Business Contact Details or Standard Contacts
Function and unit affiliation
Supplement information to function
Room
Contact information specific to a function
Assigned roles

Please contact the appropriate administration office of your unit to request necessary changes to the data you have no permissions to change.

Purpose: Business Contact Details

All the business contact information can be collected here. The data saved under this purpose is not openly visible, unless it has been assigned to a specific function or to the purpose Standard Contacts.

Purpose: Standard Contacts

Contact information collected under this purpose is openly available in a function assigned to you (or else be made available only for internal use at the university, depending on the chosen settings), given that no varying information has been added to the function. Only one email address, one phone number and one hyperlink can be assigned to this purpose.

Purpose: Human Resource Management

Under this purpose, you will find your private contact information. To change this information, please contact the appropriate clerk in the HR. This information is only visible to you, HR and system administrators; it should be kept up-to-date at all times.

Entry/change of a postbox

To enter or change an existing postbox entry, please start the editing of Postal address under the purpose Business Contact Details. To edit an already existing postal address, click on the pencil-icon. If there is no address yet, you can add it here via the button "Add postal address".

In the now activated overlay, make sure that the address type ist set to "business". Only if this is the case, the field for postbox is visible. There is only one field for postboxes. If you have several postboxes, all of them must be entered in one field. In such a case, we recommend, that you add the intended use of each postbox.

Example: PO Box 123 Campusmanagement / PO Box 456 IT-Services

Add postal address - An example

Information about postboxes, which was added to the postal address will be visible in the Phone-Directory. This is also the case when the information was only saved under the purpose of Business Contact Details. It is neither necessary nor possible to add a postal address to the purpose Standard Contacts or to a function.

Assigning and/or changing functions

Functions in ZEuS fulfil two tasks: they serve locating contact information in the Phone-Directory and to create affiliation relationsships within university structure.

If a staff member has no function, the contact information of this person will not be available neither in the Phone-Directory nor in the university structure overview. Functions can only be created and editted by clerks in the back offices of the departments or administrative divisions.

Therefore, if you wish to add a function or to make a change in (one of) your existing function(s) in ZEuS, please contact the appropriate clerks.

If you have any questions, feel free to contact us via zeus-support@uni-konstanz.de.

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 [[de:ZEuS_Mitarbeitende/Eigene_Kontaktdaten_bearbeiten]]
-<span style="color: #f44336;">'''TRANSLATION PENDING'''</span>
+<span style="color: #f44336;">'''PROOFREADING OF THE TRANSLATION IS PENDING'''</span>
-==Eigene Kontaktdaten bearbeiten==
+==Updating personal contact information==
-Zum Ändern der eigenen Kontaktdaten wechseln Sie in die Rolle '''Mitarbeiter*in'''.
+To change your personal contact information in ZEuS, please switch to the role '''Mitarbeiter*in'''. (This is the role for university's staff.)
-Navigieren Sie zu <em>Benutzer Funktionen</em> ''&gt; Service > Persönliche Einstellungen'' &gt; <em>Kontaktdaten bearbeiten</em>.<br /><br />In der dortigen Ansicht sehen Sie alle Kontaktdaten, die für Ihre Person im System erfasst sind. Die Kontaktdaten sind dabei in '''unterschiedliche Anwendungszwecke''' gegliedert. Bearbeitbar für Sie sind die beiden Anwendungszwecke <em>Dienstliche Kontaktdaten</em> und <em>Standardkontakt</em>.<br />
+Navigate to the menu ''User Functions >> Service >> Personal settings >> Edit my contact data''.
-{{Klappbox-bluespice|[[Datei:ZEuS_icon_Screenshot.png|ZEuS_icon_Screenshot.png]] '''Welche Daten kann ich genau bearbeiten und welche nicht?'''|2=
-'''Grundsätzlich bearbeitet werden können folgende Daten durch Sie (in den Anwendungszwecken ''Dienstliche Kontaktdaten'' und ''Standardkontakt''):'''
+There you will find all the contact information, that was saved for your account. The contact information is divided in '''different purposes'''. You can change the contact information for ''Business Contact Details'' and ''Standard Contacts''.
-*Postanschrift + Postfach
+<br />
-*E-Mail-Adresse
+{{Klappbox-bluespice|[[File:ZEuS_icon_Screenshot.png|ZEuS_icon_Screenshot.png]] '''Which data can I change and which not?'''|2=
-*Telefonnummer
+'''You may change following information (in the fields ''Business Contact Details'' and ''Standard Contacts''):'''
+*Postal address & postbox
+*Email address
+*Phone number
 *Hyperlink
-'''Grundsätzlich NICHT bearbeitet werden können folgende Daten durch Sie:'''
+'''These data can only be changed by the appropriate staff:'''
-*Kontaktdaten aus anderen Anwendungszwecken als ''Dienstliche Kontaktdaten'' und ''Standardkontakt''
+*Contact information listed under any other purposes than ''Business Contact Details'' or ''Standard Contacts''
-*Funktion und Organisationseinheit
+*Function and unit affiliation
-*Ergänzung zur Funktion
+*Supplement information to function
-*Raum
+*Room
-*Funktionsspezifische Kontaktdaten
+*Contact information specific to a function
-*Rollen
+*Assigned roles
-'''''Bitte wenden Sie sich für Änderungen an o.g. nicht bearbeitbaren Daten an das für Sie zuständige Sekretariat.'''''}}
+'''''Please contact the appropriate administration office of your unit to request necessary changes to the data you have no permissions to change.'''''}}
 <br />
-===Anwendungszweck Dienstliche Kontaktdaten===
+===Purpose: Business Contact Details===
-Hier können alle dienstlichen Kontaktdaten gesammelt werden. Die hier erfassten Kontaktdaten werden nicht öffentlich angezeigt, es sei denn, sie werden einer Funktion oder dem Anwendungszweck ''Standarkontakt'' zugeordnet.<br />
+All the business contact information can be collected here. The data saved under this purpose is not openly visible, unless it has been assigned to a specific function or to the purpose ''Standard Contacts''.
-===Anwendungszweck Standardkontakt===
-Kontaktdaten aus diesem Anwendungszweck werden öffentlich (bzw. Hochschul-intern, je nach Einstellung) für Ihre Funktion(en) angezeigt, sofern innerhalb der Funktion(en) keine abweichenden Kontaktdaten angegeben sind. Diesem Anwendungszweck können maximal eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und ein Hyperlink zugeordnet werden.<br />
+===Purpose: Standard Contacts===
-===Anwendungszweck Personalverwaltung===
+Contact information collected under this purpose is openly available in a function assigned to you (or else be made available only for internal use at the university, depending on the chosen settings), given that no varying information has been added to the function. Only one email address, one phone number and one hyperlink can be assigned to this purpose.
-Im Anwendungszweck Personalverwaltung finden Sie Ihre privaten Kontaktdaten. Für Änderungen an diesen Daten wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Person in der Personalabteilung. Die Daten sind (außer Ihnen) nur für die Personalabteilung und Systemadministratoren einsehbar und sollten stets aktuell gehalten werden.<br />
-===Eintrag/Bearbeitung eines Postfachs===
+===Purpose: Human Resource Management===
-Um ein Postfach zu hinterlegen bzw. einen vorhandenen Eintrag zu bearbeiten, öffnen Sie im Anwendungszweck <em>Dienstliche Kontaktdaten</em> bitte die Bearbeitung der Postanschrift. Dort öffnen Sie dann die Bearbeitung einer vorhandenen Postanschrift über das Stift-Symbol, oder fügen eine neue Postanschrift hinzu.<br /><br />Stellen Sie im sich öffnenden Overlay bitte sicher, dass die Adressart "Geschäftlich" ausgewählt ist. Nur dann erscheint das Feld, in dem Sie ein Postfach eintragen können. Insgesamt besteht nur ein Feld für Postfächer, sprich mehrere Postfächer müssen in dasselbe Feld eingetragen werden. Unsere Empfehlung ist, in diesen Fällen bei jedem Postfach anzugeben, für welche Funktion es gilt.<br /><br /><u><strong>Beispiel</strong></u>: PF 123 Campusmanagement / PF 456 IT-Dienste<br />
+Under this purpose, you will find your private contact information. To change this information, please contact the appropriate clerk in the HR. This information is only visible to you, HR and system administrators; it should be kept up-to-date at all times.
-{{Klappbox-bluespice|[[Datei:ZEuS_icon_Screenshot.png|ZEuS_icon_Screenshot.png]] Eintrag Postfach - Beispiel|2= [[Datei:Postfach.PNG]]}}
-<br />Hinterlegte Postfächer werden grundsätzlich im Telefonverzeichnis angezeigt, auch wenn die Anschrift ausschließlich im Anwendungszweck <em>Dienstliche Kontaktdaten</em> erfasst ist. <strong><u>Es ist nicht nötig (oder möglich) dem Anwendungszweck <em>Standardkontakt </em>oder einer Funktion eine Anschrift zuzuordnen.</u></strong><br />
+===Entry/change of a postbox===
-===Vergabe und/oder Bearbeitung eigener Funktionen===
+To enter or change an existing postbox entry, please start the editing of Postal address under the purpose ''Business Contact Details''. To edit an already existing postal address, click on the pencil-icon. If there is no address yet, you can add it here via the button "Add postal address".
-Funktionen dienen in ZEuS zur Auffindbarkeit im Telefonverzeichnis und zur Verortung in der Hochschul-Struktur. Hat eine Person keine Funktion inne, wird sie nicht im Telefonverzeichnis oder der Hochschul-Struktur angezeigt. Funktionen können (weiterhin) nur durch die Sekretariate der Fachbereiche und Abteilungen vergeben und bearbeitet werden. <br /><br />
-'''Wenn Sie also eine Änderung oder Einpflegung Ihrer Funktion (in ZEuS) wünschen, kontaktieren Sie bitte das für Sie zuständige Sekretariat.'''
+In the now activated overlay, make sure that the address type ist set to "business". Only if this is the case, the field for postbox is visible. There is only one field for postboxes. If you have several postboxes, all of them must be entered in one field. In such a case, we recommend, that you add the intended use of each postbox.
+<u><strong>Example</strong></u>: PO Box 123 Campusmanagement / PO Box 456 IT-Services
+{{Klappbox-bluespice|[[File:ZEuS_icon_Screenshot.png|ZEuS_icon_Screenshot.png]] Add postal address - An example|2= [[File:Staff_add_postal_address.jpg]]}}
+Information about postboxes, which was added to the postal address will be visible in the Phone-Directory. This is also the case when the information was only saved under the purpose of ''Business Contact Details''. <strong><u>It is neither necessary nor possible to add a postal address to the purpose ''Standard Contacts'' or to a function.</u></strong>
+===Assigning and/or changing functions===
+Functions in ZEuS fulfil two tasks: they serve locating contact information in the Phone-Directory and to create affiliation relationsships within university structure.
+If a staff member has no function, the contact information of this person will not be available neither in the Phone-Directory nor in the university structure overview. Functions can only be created and editted by clerks in the back offices of the departments or administrative divisions.
+'''Therefore, if you wish to add a function or to make a change in (one of) your existing function(s) in ZEuS, please contact the appropriate clerks.'''
-{{mb-info|Bei Fragen oder Unklarheiten kommen Sie gerne über [mailto:zeus-support@uni-konstanz.de zeus-support@uni-konstanz.de] auf uns zu.}}
+{{mb-info|If you have any questions, feel free to contact us via [mailto:zeus-support@uni-konstanz.de zeus-support@uni-konstanz.de].}}