Edit semester-dependent courses - Tab "External systems"

Introduction

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ZBMAX39O370

On this tab, you can create a connection between a course and e-learning or other tools. At the moment, the connection can be created to two systems, that are currently in use at the University of Konstanz:

the e-learning platform ILIAS as well as
the evaluation tool EvaSys for course evaluation.

In the article below, you will learn how to create the connection to both systems external to ZEuS, so that data transfer is taking place through the existing interfaces.

Role

The tab External systems in the semester-dependent view of a course, you can open using various roles associated with teaching. For example, Lehr- und Prüfungsplanung (teaching and exam planning), the various Lecturer roles, given that you are registered as a responsible lecturer/instructor for a given course, as well as Teaching assistance roles, each of which has varying set of rights assigned to it.

Ansicht ohne Verknüpfungen

Semesterabhängige Veranstaltungsdetails - Registerkarte "Externe Systeme" - Ansicht ohne Verknüpfungen

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So lange für die Veranstaltung noch keine Verknüpfung zu ILIAS eingerichtet ist, wird die entsprechende Meldung eingeblendet. Um die Veranstaltung mit ILIAS zu verbinden, können Sie die Einstellungen mit Klick auf Mit externem System verknüpfen vornehmen. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster. Folgen Sie den Schritten, die im Weiteren mit allen Einstellungen erläutert werden.

Ansicht mit allen derzeit möglichen Verknüpfungen

Semesterabhängige Veranstaltungsdetails - Registerkarte "Externe Systeme" - Ansicht mit allen derzeit möglichen Verknüpfungen

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	Sie sehen Verknüpfungen zu ILIAS und EvaSys - mehr sind derzeit nicht möglich.
	Klicken Sie auf das -Symbol in der Aktionen-Spalte, wenn Sie die Verbindung wieder entfernen möchten. Der Datenaustausch findet danach nicht mehr statt.

Verknüpfung mit ILIAS

Allgemeine Hinweise

Bitte beachten Sie:

ZEuS ist Master - jegliche Änderungen am ILIAS-Kurs werden nicht zu ZEuS übernommen!

Eine ILIAS-Umgebung mit dem Titel der ZEuS-Veranstaltung wird automatisiert erzeugt.
Die Art der ILIAS-Umgebung legen Sie mit der Auswahl in ZEuS fest (z.B. "eine ILIAS-Umgebung für alle Parallelgruppen")
Die Dozent*innen der Lehrveranstaltung werden automatisch als Kursadministrator*innen in ILIAS eingetragen.
Die zugelassenen Teilnehmenden der Veranstaltung werden automatisch in ILIAS in die entsprechende Veranstaltung eingetragen als Teilnehmende.
Hierfür muss ein Belegverfahren mit der Veranstaltung verknüpft, also eine Zeitraumgruppe zugeordnet werden.
Die Daten werden einmal täglich (nachts) von ZEuS zu ILIAS übertragen.

Vorgehen beim Zuordnen einer Verknüpfung zu ILIAS

Schritt 1: Einstellungen

Im Popup-Fenster, das sich nach dem Klick auf Mit externem System verknüpfen öffnet, bestimmen sie, mit welchem der möglichen Systeme Sie eine Verknüpfung anlegen möchten und - nach der Auswahl - wie der Datenaustausch konkret konfiguriert sein soll.

Verknüpfung mit ILIAS einrichten - Schritt 1: Einstellungen

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Wählen Sie als Externes System die Option ILIAS im Dropdown-Menü aus. Prüfen Sie davor, ob alle für den Kurs Verantwortliche eingetragen wurden, nur so bekommen sie einen Kursadministrator-Zugang in ILIAS. Sollte jedoch ein/e Kursadministrator*in beim Anlegen der Verknüpfung vergessen worden sein, beachten Sie folgendes für Änderungen an durchführenden und verantwortlichen Dozierenden einer Veranstaltung in ZEuS, nachdem die Verlinkung zu ILIAS gesetzt wurde:

Wenn sich die verantwortlichen oder durchführenden Dozierenden einer Veranstaltung in ZEuS ändern, ist es erforderlich, dass die Verlinkung zu ILIAS unter "Externe Systeme" im semesterabhängigen Teil der Veranstaltung gelöscht und neu gesetzt wird, damit die Personen automatisch als Kursaministrierende in ILIAS eingetragen werden. Änderungen sind am nächsten Tag in ILIAS verfügbar. Bedenken Sie dabei, dass Sie denselben Kurstyp bei der neuen Verlinkung wählen, s. dazu Punkt 2 unten.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, die Sie im Dropdown-Menü Kurserstellungstyp auswählen können. Dementsprechend wird die Veranstaltung in ILIAS angelegt:

ILIAS - EIN Kurs für die gesamte Veranstaltung:
- Aus einer Veranstaltung (mit mehreren Parallelgruppen) in ZEuS wird ein Kurs in ILIAS. Personen werden kursübergreifend zugeordnet.
ILIAS - Ein Kurs JE PARALLELGRUPPE einer Veranstaltung:
- Aus jeder Parallelgruppe in ZEuS wird ein Kurs in ILIAS.
- Personen werden pro Kurs zugeordnet
ILIAS - EIN Kurs je Veranstaltung und EIN UNTERORDNER JE PARALLELGRUPPE:
- Aus jeder Parallelgruppe in ZEuS wird ein Kurs in ILIAS und zusätzlich wird ein Kurs für die gesamte Veranstaltung angelegt.
- Personen werden pro Kurs zugeordnet.

Achtung! Nachträgliche Änderungen des Kurserstellungstyps: Nach der initialen Übertragung der Veranstaltungen eines Semesters von ZEuS nach ILIAS (September für das WiSe21/22 erfolgt) kann der verwendete Kurserstellungstyp einer Veranstaltung (unter "Externe Systeme") NICHT verändert werden. Eine nachträgliche Änderung des Kurserstellungstyps führt zu Problemen, da die Kursstruktur in ILIAS nicht änderbar ist.

Aktuelles Problem mit Kurserstellungstyp (Wintersemester 2021/2022)

Die Übertragung von ZEuS nach ILIAS weist im Moment Probleme auf, wenn Kurserstellungstyp ILIAS - Ein Kurs JE PARALLELGRUPPE einer Veranstaltung oder ILIAS - EIN Kurs je Veranstaltung und EIN UNTERORDNER JE PARALLELGRUPPE verwendet wird. Wir bitten darum, diese Kurserstellungstypen NICHT zu verwenden. Der externe Beauftragte arbeitet an einer Lösung, sodass die beiden Kurserstellungstypen spätestens im Sommersemester 2022 wieder verwendbar sind. Wir informieren die Lehrplanenden, sobald das Problem behoben wurde.

Aktivieren Sie die Option Verantwortliche Dozenten/-innen automatisch zuweisen durch einen Haken im Kästchen, werden in der Veranstaltung eingetragene verantwortliche Dozenten/innen zu ILIAS als Kursadministrator/-innen übertragen.

HINWEIS: Erfolgen Änderungen an den verantwortlichen oder durchführenden Dozent:innen einer Veranstaltung nach der gespeicherten Verlinkung des externen Systems, ist es erforderlich, die Verlinkung zu löschen und neu zu setzen! Nur dann werden die Personen korrekt zu den externen Systemen (ILIAS, EvaSys) übertragen.

Wenn in der Veranstaltung eingetragene verantwortliche Dozenten/-innen als Kursadministrator/-innen zu ILIAS übertragen werden sollen, setzen Sie einen Haken bei der Option Durchführende Dozenten/ innen automatisch zuweisen.

Speichern Sie, um die Angaben zu sichern. Auf diese Weise werden die Daten automatisch zu ILIAS übertragen.

Schritt 2: Nach der Einrichtung

Verknüpfung mit ILIAS einrichten - Schritt 2: Nach der Einrichtung

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	Sie sehen, dass die Option ILIAS - Ein Kurs JE PARALLELGRUPPE einer Veranstaltung ausgewählt wurde. Aus diesem Grund sind für diese Veranstaltung vier Kurse bei vier Parallelgruppen erstellt worden.
	Möchten Sie die Verknüpfung mit ILIAS wieder löschen, falls die Zuordnung für die Übertragung zu ILIAS falsch ist oder nicht mehr gewünscht wird, ist dies ganz oben auf Ebene der Veranstaltung möglich. Klicken Sie dafür auf das -Symbol in der Aktionen-Spalte. Dadurch werden alle angelegten Kurse für alle Parallelgruppen entfernt.
	Es ist möglich, zusätzliche Personen zur Administration in ILIAS hinzuzufügen oder auch die Person zu entfernen, die automatisch zugewiesen wurden. Dies ist für jede Parallelgruppe separat möglich, sofern Sie die Option ausgewählt haben, dass es einen Kurs je Parallelgruppe gibt. Starten Sie mit Klick auf das Datei:EXA VA SA Reg1SAV icon Doz.png-Symbol, das Sie jeweils in der Aktionen-Spalte finden.
	Möchten Sie zusätzlich noch eine Verknüpfung zu EvaSys anlegen, klicken Sie erneut auf die Schalftläche Mit externem System verknüpfen und erstellen Sie diese wie weiter unten im Abschnitt Verknüpfung mit EvaSys beschrieben.

Schritt 3: Auswahl zusätzlicher Personen

Verknüpfung mit ILIAS einrichten - Schritt 3: Zuweisung zusätzlicher Personen

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	Indem Sie den Namen des gewünschten Dozenten eingeben oder die Organisationseinheit auswählen, können Sie den Personenkreis einschränken.Mit Klick auf Suchen werden die entsprechenden Personen gesucht.
	Alle den Suchkriterien entsprechenden Personen sehen Sie im rechten Bereich. Setzen Sie bei der/den Person(en), die als Zuständige(r) in ILIAS geführt werden soll, einen Haken in der Checkbox.
	Bereits zugeordnete Personen können Sie im oberen Bereich mit Klick auf das -Symbol entfernen.
	Speichern Sie zum Schluss, damit die Daten gesichert werden und Sie wieder zur Veranstaltungsbearbeitung zurückkehren.